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martes, 7 de agosto de 2012

La importancia de los sistemas de información en la gestión clínica

Hoy en día el uso de indicadores y la aplicación estadística de los datos se han convertido en factores clave para el desarrollo de una correcta gestión empresarial. El acopio de información y su medición resultan vitales para conocer y controlar todo cuanto acontece en el seno de una organización y desarrollar una administración científica de la misma, basando la toma de decisiones en la evidencia y no en la intuición o la ocurrencia puntual.

Hagamos una prueba. ¿Sería capaz de responder a estas preguntas sobre su clínica?
  • ¿Qué perfil de paciente es el predominante en su clínica?
  • ¿Cuántos tratamientos fallan de media al año? ¿Cuáles son los que tienen un mayor índice de fallo?
  • ¿Qué día del mes llega al punto de equilibrio financiero?
  • ¿Cuál de sus empleados es el más productivo?
  • ¿Cuál es su índice de conversión de primeras visitas en pacientes?
  • ¿Cuál es su índice de planes de tratamiento aceptados o rechazados?
  • ¿Cuál es el tiempo medio de permanencia de un paciente en la clínica?
  • ¿Cuál es el nivel de satisfacción de sus pacientes?

Si no es capaz de responder a estas preguntas con certeza o para hacerlo necesitaría dedicar una gran cantidad de tiempo y esfuerzo personal, es que no cuenta con un buen sistema de información en su clínica. Y en tal caso, ¿cómo lo hace para detectar posibles fallos de gestión y adoptar a tiempo las medidas correctivas? ¿Qué criterios utiliza para establecer sus presupuestos y presentarlos? ¿Cómo administra correctamente sus pedidos a proveedores? ¿Qué criterios utiliza para realizar sus campañas de marketing? O ¿cómo sabe cuándo está mejorando la productividad?.

Todo buen director que pretenda poner en marcha nuevos servicios, corregir problemas de calidad, mejorar las instalaciones y los recursos materiales, obtener el máximo rendimiento del equipo, gestionar los proveedores, reducir los niveles de morosidad o establecer una política comercial, recurrirá antes de dar ningún otro paso al análisis de los datos de que disponga al respecto de la situación sobre la que desee actuar. Y su decisión será más acertada cuanto más precisos y fiables sean estos datos.

La implantación de un correcto sistema de información de su organización se convertirá asimismo en un excelente aliado a la hora de predecir posibles cambios de tendencias en la demanda y adoptar medidas preventivas y correctivas con la suficiente antelación.

Por ello, no se trata únicamente de conocer, como algunos podrían pensar, el volumen de pacientes, las cifras de costes e ingresos o qué tratamientos cuentan con una mayor demanda, sino de convertir en cifras todo lo que sucede dentro de la clínica: desde la evolución en la afluencia de primeras visitas hasta el índice de conversión de éstas en pacientes activo; desde el coste real de cada tratamiento hasta el rendimiento unitario de cada uno de los miembros del equipo; desde qué servicios generan una mayor rentabilidad hasta cuáles sólo suponen pérdidas; … Y así hasta enumerar un sinfín de elementos que son susceptibles de cuantificar y convertir en estadísticas e indicadores que permitirán ver qué está sucediendo dentro de su clínica y en consecuencia tomar las medidas más apropiadas.

Una de las claves para establecer un correcto sistema de información es diferenciar entre los conceptos de datos, información y conocimiento. Toda la información es fruto de algún dato anterior, sin embargo no todos los datos son información. Y al mismo tiempo, en algunos casos, se pueden tener muchos datos y mucha información y no haber generado ningún conocimiento. Será precisamente el conocimiento, entendido como la información evaluada por una persona en un contexto concreto, lo que permita al directivo tomar decisiones.

Para llevar a cabo esta tarea de recopilación de datos, medición y generación de información será de gran ayuda, aunque no imprescindible, contar con un buen programa informático, que se ajuste a las necesidades reales de la clínica. Para ello, es necesario tomar conciencia de cuál es la estrategia de la clínica y qué sistema de gestión se desea aplicar para llevar a cabo esta estrategia, de modo que el sistema de información que se diseñe sea coherente y permita conseguir los objetivos deseados.

De este modo, el director clínico debe pensar en primer lugar qué información le puede ser de utilidad para desarrollar su gestión y, en segundo lugar, qué datos le van a permitir obtener esta información y cómo puede obtenerlos.

Asimismo, para poder profesionalizar al máximo la información en las consultas, es conveniente homogeneizar la nomenclatura a utilizar, integrar toda la información (actividad, calidad y consumo de recursos) y contar con una historia clínica informatizada.

La homogeneización de la nomenclatura permitirá establecer un criterio único para la identificación tanto de los pacientes, profesionales, actividades y técnicas cuyos datos se van a registrar, como de los usuarios que van a gestionar la aplicación del sistema de información. Una vez homogeneizada la nomenclatura, se deberá establecer un control y una normativa para la introducción de datos en el sistema de modo que todos sus usuarios sepan exactamente llevarlo a cabo.

La integración de la información permitirá disponer de una visión global y de conjunto sobre la empresa y poner en relación los datos de distintos departamentos o áreas.

Y la historia clínica informatizada es la mejor forma de poder gestionar a un paciente desde distintos departamentos sin que se dupliquen los datos existentes y sin que haya pérdidas intermedias.

En resumen, si hoy en día puede costar trabajo pensar que se pueda gestionar una clínica al máximo nivel sin la ayuda de la informática, más incomprensible es todavía que pueda haber alguna empresa, sea clínica o no, que desarrolle su actividad sin un sistema de medición y análisis de la información, pues su implantación y funcionamiento será el que le permita retroalimentar la mejora en la calidad de los servicios, obtener indicadores para poder comparar resultados y modificar su estructura para adaptarse a las nuevas necesidades, adelantándose incluso a los futuros problemas.

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